Departamento de Relaciones Públicas

Las RRPP, como se abrevia su denominación, es el departamento encargado de diseñar, difundir y mantener, de manera congruente e impactante, la imagen de la empresa para lograr una buena imagen y opinión por parte de sus públicos internos (accionistas, inversionistas y alta Dirección; colaboradores, distribuidores exclusivos y franquiciatarios) y externos (proveedores, clientes y consumidores, intermediarios, gobierno y autoridades, competidores y colegas y opinión pública).

La imagen de la empresa representa hoy por hoy, un valiosísimo activo que debe ser cuidado al extremo, porque de ella depende el reconocimiento y prestigio de toda la organización.

Los objetivos generales de esta área son:

·         Que la empresa, como entidad y sus colaboradores tengan una excelente imagen, tanto en lo tangible como en lo intangible, de acuerdo con su filosofía empresarial.

·         Manejar una comunicación ética, clara, sencilla y directa, de manera interna y externa, que persuada y convenza.

·         Atender y considerar igual de importantes a todos los públicos con los que trata la organización.

·         Que todos los colaboradores de la empresa manejen de forma apropiada las relaciones humanas y públicas.

·         Lograr que sus públicos, sin excepción, tengan una disposición siempre positiva de seguir colaborando o tratando con la empresa, pero también, que haya muchos que deseen formar parte de la organización y otros que simplemente la reconozcan y valoren de buena fe.

La estructura del área de Relaciones Públicas puede ser la siguiente, dependiendo del tamaño de la empresa:

·         Dirección de Relaciones Públicas.

·         Gerencia de Imagen y Comunicación Corporativa. Diseña e implementa el Manual de Imagen e Identidad Corporativa (MIIC).

·         Gerencia de Comunicación Social.

·         Gerencia de Relaciones Públicas Internas.

·         Gerencia de Relaciones Públicas Externas.

·         Staff.

Entre las funciones destacadas de esta área se encuentran:

·         Crear, implementar y dar seguimiento permanente al Manual de Identidad e Identificación Corporativa (MIIC), basados en la filosofía empresarial.

·         Definir el estilo, tono y creatividad de todo tipo de comunicación interna y externa de la empresa, dirigida a todos sus públicos.

·         Dar visto bueno a cualquier tipo de comunicación interna y externa que generen otras áreas de la empresa.

·         Realizar, poner en marcha, supervisar y evaluar resultados del Plan de Relaciones Públicas para públicos internos.

·         Realizar, poner en marcha, supervisar y evaluar resultados del Plan Anual de Relaciones Públicas para públicos externos. Fomentar la responsabilidad de la empresa con la sociedad, a través de campañas sociales.

·         Atender a los medios de comunicación.

·         Organizar eventos públicos (exposiciones, reuniones, visitas guiadas para la gente dentro de las instalaciones, conferencias de presan, torneos) y privados (convenciones, desayunos, comidas, cenas, eventos artísticos, culturales y deportivos, etcétera).

·         Cuidar la imagen personal de cada colaborador, proporcionándole uniformes, capacitación del desarrollo humano, entre otras cosas, con base en un reglamento, pero sobretodo, en la motivación.

·         Aplicar los diseños y colores del MIIC en todas las instalaciones de la empresa, cuidando que escritorios y accesorios como plantas y cuadros, estén en armonía visual.

·         Verificar que se preserven todas las instalaciones de la empresa en magníficas condiciones, en orden y absoluta limpieza.

·         Representar a la empresa en exposiciones comerciales, tanto nacionales como internacionales, con el propósito de abrir mercados mundiales en conjunto con Mercadotecnia.

·         En su caso, coordinar a la agencia de relaciones públicas.

Fuente: Vive la Administración II, Progreso Editorial.